Menganalisis Informasi dari Internet untuk Menunjang Pekerjaan Kantor

MENGANALISIS INFORMASI DARI INTERNET UNTUK MENUNJANG PEKERJAAN KANTOR

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang tujuan dan kebutuhan dari perusahaan tersebut misalnya dengan alasan efisiensi atau meningkatkan produktivitas. Dalam berjalannya suatu perusahaan, sistem informasi mempunyai tiga peran utama yaitu untuk :

1.  Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen
3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Dalam suatu perusahaan, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem informasi yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Perusahaan menggunakan sistem informasi dalam 3 proses. Ketiga proses ini pada akhirnya akan dapat menunjang kinerja dan strategis dari perusahaan :

• Proses perencanaan

Contoh : dalam merencanakan suatu peluncuran produk baru di sebuah perusahaan makanan, diperlukan beberapa elemen yang mendukung peluncuran produk baru tersebut. Misalnya analisis pangsa pasar. Untuk dapat mengetahui analisis pangsa pasar, maka perusahaan khususnya dalam divisi Research and Development perlu untuk melakukan riset dengan menggunakan sistem informasi misalnya mengumpulkan data pelanggan mereka dan mengidentifikasi hal-hal apa saja yang mereka harapkan dari perusahaan tersebut.

• Proses pengendalian

Contoh : dalam sebuah perusahaan makanan, diperlukan sistem informasi berkaitan dengan tanggal kadaluarsa produk yang ada di dalam gudang bahan baku. Gudang yang besar memerlukan sistem informasi yang berisi data kadaluarsa bahan baku dan lokasi bahan baku tersebut. Hal ini akan membuat perusahaan tidak perlu memakan waktu yang lama untuk mencari produk di gudang. Selain itu, di dalam basis data dari sistem informasi telah disebutkan mengenai data kadaluarsa produk sehingga sebelum waktunya, produk akan segera ditarik sebelum masuk ke dalam ruang produksi.

• Proses pengambilan keputusan

Contoh : di dalam suatu perusahaan yang telah mengetahui sistem informasi data pelanggan yang menyukai produk tertentu dan tidak, dapat di analisis mengapa suatu produk tidak laku di pasaran. Apakah karena rasa produk ataukah dari kemasan yang kurang menarik, sehingga data ini dapat membuat manajer cepat dalam proses pengambilan keputusan.

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

Sistem informasi pada perusahaan digunakan untuk :
1. Meningkatkan efisiensi operasional

Sistem informasi yang tepat dapat membuat suatu perusahaan menjadi efektif, lebih efisien dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Sistem informasi pada hakikatnya digunakan untuk menunjang tujuan dan sasaran dari perusahaan. Sistem informasi yang terencana dengan baik akan meningkatkan efisiensi operasional. Misalnya, dengan penerapan sistem informasi, suatu perusahaan dapat menghemat biaya telepon yang digantikan dengan percakapan via e-mail antar karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini tentu akan lebih efisien. Selain lebih cepat, percakapan via e-mail juga menghemat biaya telepon yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem informasi yang diterapkan di salah satu perusahaan televisi swasta misalnya, karyawan bagian produksi dapat segera meliput berita terkini yang dilaporkan oleh salah seorang rekannya yang kebetulan sedang berada di lokasi kejadian namun tidak sedang bertugas

2. Inovasi berkelanjutan

Inovasi sangat berhubungan dengan perkembangan sistem informasi. Inovasi terus dilakukan agar dapat menciptakan suatu sistem informasi yang semakin efektif. Sebagai contoh adalah diterapkannya suatu inovasi oleh sebuah perusahaan travel / biro perjalanan yang biasanya melayani jadwal transportasi dengan menggunakan pesawat telepon. Dengan adanya inovasi baru mengenai sistem informasi berupa software mengenai jumlah penumpang, permintaan keberangkatan, jadwal keberangkatan, rute sampai dengan guide yang akan menemani rombongan perjalanan, maka perusahaan travel tersebut mengurangi kegagalan dan kesalahan dari perjalanan yang telah dipesan oleh pelanggan. Software yang telah dibuat oleh perusahaan travel tersebut tidak berhenti hanya sampai disana. Pengembangan inovasi sistem informasi terus dilakukan. Misalnya menambah beberapa faktor dan elemen penting ke dalam software sehingga pelanggan dapat dikelola dengan baik dan dijaga hubungannya. Selain itu, inovasi kemudahan pengaksesan pelanggan melalui web internet juga membuat travel tersebut semakin maju dan berkembang dalam skala usahanya.

3. Membangun sumber informasi strategis
Dalam membangun sumber informasi strategis diperlukan hardware dan software, mengembangkan jaringan telekomunikasi dan sumber daya manusia. Informasi strategis dilakukan untuk membantu perencanaan, pengembangan dan penerapan sistem informasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan mampu mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan (efektif). Sebagai contoh adalah website penjualan komputer di www.bninneka.com. Perusahaan penjualan komputer ini membuat suatu sistem informasi yang terintegrasi antara pelanggan dan karyawan perusahaannya sehingga ketika pelanggan memesan barang maka karyawan yang bertugas akan segera melakukan order di internal perusahaan untuk segera memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Perusahaan bhinneka.com juga membangun suatu sumber informasi yang lengkap mengenai detail dan spesifikasi dari komputer, laptop dan barang lainnya yang dijual di situsnya. Sumber informasi ini dimanfaatkan oleh pelanggan untuk menjadi bahan pertimbangan sebelum memutuskan akan membeli suatu produk. Sumber informasi yang strategis ini juga mempermudah karyawan perusahaan untuk segera mengenali produk yang diinginkan oleh pelanggannya.
Menurut Grace dalam blognya, Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
1.     Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
2.     Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.

3.     Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.