Menerapkan Prosedur Kegiatan Rapat (Telekonferensi)

Prosedur Pertemuan/Rapat

Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedur rapat berkaitan erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat

Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.

b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat

Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.

c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin.

d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat

Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat

Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

g. Mencatat Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notulis harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.

h. Pendistribusian Hasil Rapat

Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.

i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat yang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang diselenggarakan tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang, terutama untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam pertemuan mendatang.